تنخواه گردان حسابداری چیست؟
با شکل گیری و بزرگ تر شدن شرکت‌ها و موسسات در طی چند دهه اخیر، فعالیت‌های ریز و درشت آن‌ها چند برابر شد. هر یک از این فعالیت‌ها نیازمند هزینه‌های ریز و درشتی بود که در مجموع هزینه‌های زیادی را به جای می‌گذاشت. در این شرایط، مدیریت هزینه‌ها یکی از دغدغه های مهم مجموعه‌های مختلف بود. از طرف دیگر این برای پرداخت این هزینه‌ها نیاز به طی کردن فرآیندهای اداری هم وجود داشت که باعث تلف شدن وقت زیادی از مجموعه نیز می‌شد.
برای مثال، برای خرید ملزومات اداری از طرفی نیاز به پرداخت هزینه برای محصول وجود داشت و از طرف دیگر باید برای حمل و نقل این موارد هزینه‌های جداگانه ای پرداخت می‌شد. هر کدام از پرداخت ها و طی کردن فرآیند اداری در شرکت ها هزینه و زمان بر بود. تنخواه گردن حسابداری به عنوان راه حلی برای این موضوع بیان شد.
تعریف تنخواه گردان حسابداری
تنخواه گردان حسابداری که در انگلیسی با عبارت (Imprest Funds) شناخته می‌شود مقداری وجه نقد است که برای سهولت در کار و انجام امور روزمره و پرداخت هزینه‌های جزئی شرکت‌ها و موسسات نگهداری می‌شود. این وجه تنخواه یا همان تنخواه گردان است که به یکی از پرسنل شرکت ارائه می‌شود. این شخص که معمولا مامور خرید شرکت یا موسسه مورد نظر است موظف است همه مدارک مثبته مبنی بر پرداخت که به صورت رسید، فاکتور یا قبض مربوطه را نزد خود نگه دارد.
حتی اگر هزینه بسیار اندکی هم پرداخت می‌شود وی باید مدارک آن را نزد خود نگه دارد، چرا که در پایان دوره مالی همین هزینه‌های جزئی در تعداد بالا با هم دیگر جمع می‌شوند و هزینه زیادی را تشکیل می‌دهند. همه هزینه‌هایی که توسط تنخواه گردان از حساب تنخواه انجام می‌شود باید با اسناد واضح و رسمی باید در اختیار حسابداری مجموعه قرار گیرد. اسناد آن هم باید ثبت زمان پرداخت و هزینه پرداختی همراه باشند.
رسیدهای تنخواه بعد از ثبت و تحویل به حسابداری باید توسط مدیریت بخش حسابداری و مدیر تنخواه امضا شود. بهتر است در بایگانی شرکت در بخش حساب تنخواه نگهداری شود. به یاد داشته باشید که تنخواه باید در حسابی قرار بگیرد که به ثبت حسابداری شرکتی رسیده باشد.
تنخواه دار باید فردی مورد اعتماد و صادق باشد و بهتر است مورد تایید هیئت مدیره مجموعه نیز باشد. نکته مهم در مورد تنخواه این است که منابع مالی موجود در حساب تنخواه تنها باید برای امورات مالی مربوط به شرکت مورد استفاده قرار گیرد و به هیچ وجه نباید برای منافع شخصی از آن استفاده کرد. معمولا در موسسات و شرکت‌های بزرگ شغل تنخواه دار یک شغل بسیار مهم و حساس شناخته می‌شود.
مهمترین اهداف تنخواه حسابداری چیست؟
اهداف اصلی از ایجاد حساب تنخواه گردان شامل این 3 مورد است:
- پرداخت آسان و سریع هزینه‌ها: با استفاده از تنخواه هزینه‌های جاری و جزئی شرکت با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌شود، اما فقط همین نیست، در برخی شرایط می‌توان از تنخواه برای پرداخت هزینه‌های مهم و ضروری که امکان دسترسی به امکانات بانکی برای پرداخت آن‌ها وجود ندارد استفاده کرد.
- کاهش حجم عملیات‌های حسابداری: استفاده از تنخواه برای پرداخت باعث کاهش حجم عملیات‌های پرداخت و در پی آن کاهش حجم عملیات حسابداری در یک مجموعه می‌شود. هر چه پرداخت‌های یک شرکت به سمت پرداخت‌های بانکی یا صندوق شرکت پیش برود سرعت در پرداخت کاهش پیدا می‌کند. در نتیجه عملیات حسابداری را در شرکت طولانی تر و پیچیده تر می‌کند. اما پرداخت بخشی از هزینه‌ها با استفاده از تنخواه برای پرداخت از این فشار می‌کاهد.
- کنترل وجوه نقد مجموعه: کنترل وجود نقد برای هزینه‌های جزئی و نقدی شرکت، خود امری مهم است که مدیریت آن با استفاده از حساب تنخواه گردان بسیار آسان می‌شود.
انواع تنخواه گردان را می‌شناسید؟
به کسی که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را به عهده می‌گیرد تنخواه دار می‌گویند. وظایف تنخواه دار معمولا در هر شرکت بر اساس سیاست‌های داخلی شرکت به چند دسته تقسیم می‌شود. تنخواه گردان متغیر، تنخواه گردان ثابت، تنخواه گردان نقدی، تنخواه گردان تعهدی، تنخواه گردان اصلی و تنخواه گردان فرعی برخی از مهمترین انواع تنخواه گردان هستند. در ادامه توضیحی کوتاه در مورد مهمترین آن‌ها ارائه می‌کنیم.
- تنخواه گردان ثابت
- تنخواه گردان متغیر
ثابت
در حال تنخواه گردان ثابت با توجه به نیازهای شرکت هر ماه با تایید مدیر امور مالی مبلغی مشخص برای هزینه‌های شرکت در حساب تنخواه گردان قرار می‌گیرد. مسئول تنخواه گردان هم باید خریدهای مرتبط با نیاز شرکت را طی زمانی مشخص به بخش حسابداری تحویل دهد. البته در پایان هر ماه یا دوره مالی مسئول تنخواه گردان باید صورت خلاصه پرداخت‌های ماه قبل را ارائه دهد. نکته مهم این است که در تنخواه گردان ثابت از این حساب تنخواه نباید هیچ هزینه ای به جز هزینه‌های مشخص شده انجام شود.
متغیر
در روش تنخواه گردان متغیر سقف مبلغی مشخص می‌شود این مبلغ که توسط مدیران مجموعه مشخص می‌شود برای هزینه‌های شرکت و خرید در حساب تنخواه گردان قرار می‌گیرد. در پایان دوره نیز تنخواه دار باید رسیدهای پرداخت و اسناد رسمی هزینه‌ها را با مبلغ باقیمانده تنخواه به طور برابر با مبلغ تنخواه گردان اولیه به حسابداری تحویل دهد.
ماهیت حساب تنخواه گردان چیست؟
ماهیت حساب تنخواه دارایی است. این حساب از نظر ماهیت درست شبیه صندوق است. زمانی که این حساب بدهکار می‌شود مبلغ آن افزایش پیدا می‌کند و با بستانکار شدن آن مبلغ حساب تنخواه گردان کاهش پیدا می‌کند.
برای انجام ثبت حسابداری حساب تنخواه و از انجام عملیات‌های مالی نیز باید از یکی از روش‌های تنخواه گردان ثابت یا متغیر استفاده کرد. البته اکنون با استفاده از نرم افزار حسابداری حرفه ای می‌توانید به راحتی عملیات مالی و ثبت‌های حسابداری تنخواه گردان را بدون هیچ مشکلی و در سریع ترین زمان ممکن انجام دهید.
تفاوت تنخواه گردان با صندوق چیست؟
بیشتر از هر حساب دیگری ماهیت حساب تنخواه گردان با صندوق شبیه است. اما چه چیزی تنخواه گردان را از صندوق متمایز می‌کند؟ تفاوت حساب تنخواه گردان با حساب صندوق در چه چیزهایی است؟
اول از همه اینکه پرداخت‌هایی که از طریق حساب صندوق انجام می‌شود باید به صورت روزانه ثبت شود، اما پرداخت‌هایی که توسط حساب تنخواه انجام می‌شود باید در زمانی که واریز هزینه‌ها انجام می‌گیرد ثبت شوند.
ضمنا پرداخت‌های حساب تنخواه معمولا جهت هزینه‌های مشخص شده انجام می‌گردد، اما پرداخت‌های صندوق معمولا محدودیت مشخصی ندارند.
چند نکته در مورد افتتاح حساب و فرآیند پرداخت‌ها
قبل از افتتاح حساب تنخواه باید به چند نکته توجه شود:
- صلاحیت تنخواه گردان برای احراز مسئولیت اثبات شود.
- میزان وجهی که در اختیار تنخواه قرار می‌گیرد توسط هیئت مدیره تعیین شود و پرداخت یکبار انجام شود.
- در قبال پرداخت انجام شده به حساب تنخواه باید رسید معتبر دریافت شود.
- تنخواه دار باید در قبال هزینه‌های انجام شده از حساب فاکتور یا قبض معتبر ارائه کند.
- اسناد پرداخت که توسط تنخواه دار ارائه می‌شود باید به خوبی نگه داری و بایگانی شوند.
- در صورت تمایل تضمین معتبر مانند چک یا سفته از تنخواه دار دریافت شود.
نمونه فرم تنخواه گردان حسابداری
در صورتی که تمایل داشته باشید در تصاویر زیر می‌توانید نمونه‌هایی از فرم تنخواه گردان حسابداری را مشاهده کنید. لازم به ذکر است که نرم افزارهای حسابداری می‌توانند به راحتی چنین فرم‌هایی تهیه کنند و عملیات حسابداری تنخواه را به راحتی انجام دهند.
دلیل بستن حساب تنخواه گردان چیست؟
حساب تنخواه جزء حساب‌های دائمی است و باید مانده آن به سال مالی جدید منتقل شود؛ بنابراین، مانده این حساب را در پایان سال مالی طی سند اختتامیه با حساب «تراز افتتاحیه و اختتامیه » صفر می‌کنیم، تا همان مبلغ مانده را طی سند افتتاحیه به سال بعدی منتقل کنیم.بعضی شرکت‌ها ترجیح می‌دهند مانده تنخواه را در پایان سال مالی صفر کنند و تمام مبلغ موجودی تنخواه را به حساب بانکی شرکت واریز می‌کنند و در سال بعدی مبلغی را از حساب بانکی به تنخواه دار پرداخت می‌کنند.
رسید و اسناد تنخواه گردان
رسید تنخواه به رسیدی گفته می‌شود که توسط تنخواه دار به حسابداری ارائه می‌شود و نشان دهنده این است که چه مبلغی هزینه شده است. مبلغ این رسید باید به صورت دقیق در فرمت عدد و حروف ذکر شود. تاریخ هزینه و طرف هزینه ای که در قبال دریافت کالا یا خدمت به آن هزینه پرداخت شده نیز باید در این رسید قید شود. در نهایت این رسید باید توسط تنخواه دار و مدیر حسابداری مجموعه امضا گردد.
البته برای اینکه رسید جنبه رسمی پیدا کند باید دارای شناسه اقتصادی، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور و شماره سریال نیز باشد. در صورتی که موارد بالا موجود نباشد یا رسید دارای خدشه و پارگی باشد اعتبار رسمی ندارد و نمی‌تواند در بایگانی شرکت ثبت شود.
برگ پرداخت تنخواه گردان، فرم مجوز ایجاد تنخواه گردان، فهرست صورت هزینه‌های تنخواه گردان از اسناد مربوطه تنخواه هستند.
رسیدگی به اسناد
در پایان ذکر این نکته مهم را فراموش نکنیم که در بعضی از مجموعه‌ها حساب تنخواه در پایان سال یا دوره مالی مورد نظر بسته می‌شود و در برخی موارد نیز مانده حساب آن به دوره بعدی منتقل می‌شود. در مجموع رسیدگی به اسناد تنخواه گردان نیز در سه مرحله قبل از پرداخت و بعد از پرداخت انجام می‌گیرد.
